SISTEM INFORMASI E-ARSIP BERBASIS WEB

Abstract

Dengan adanya suatu perkembangan Teknologi yang merupakan suatu bagian yang tidak terpisahkan dari peningkatan pengetahuan, keterampilan dan kualitas hidup dan yang lainnya. Internet akhirnya aktif dimanfaatkan oleh kalangan peneliti, guru/dosen, sektor swasta dan pemerintahan bahkan mahasiswa/pelajar dan ibu rumah tangga. Beberapa perusahaan yang memiliki berbagai jenis dokumen, surat menyurat menjadi suatu hal yang krusial dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Dalam mengatasi hal tersebut maka penulis bermaksud untuk melakukan pengembangan suatu Sistem Informasi pada pengolahan arsip manual menjadi arsip berbasis web yang memiliki tujuan tertentu untuk memperbaiki kendala yang terjadi. Sistem ini akan mengintegrasikan seluruh proses pengelolaan surat menyurat ke dalam satu platform terpusat, memungkinkan peningkatan akurasi dokumen, efisiensi, produktivitas, akses, dan kolaborasi yang lebih baik. Dengan melakukan suatu pengelolaan surat menyurat masih dilakukan secara manual, mengakibatkan kesalahan data dan hambatan dalam pengambilan keputusan. Untuk mengatasi kendala ini, kami mengembangkan sistem informasi pengelolaan arsip berbasis web. Implementasi sistem ini meningkatkan akurasi dokumen arsip, efisiensi manajemen persediaan, dan kolaborasi tim administrasi. Sistem yang di bangun ini dapat mengoptimalkan sumber daya, dapat mengurangi terjadinya kesalahan manusia, dan dapat memberikan suatu informasi terkait secara real-time pada saat pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat. Hasil dari pengembangan sistem yang dilakukan penulis ini agar dapat  memudahkan penyimpanan surat menyurat dan melakukan pengisian disposisi, serta dapat mengurangi akan terjadinya kehilangan dokumen arsip fisik yang ada, dan dapat mempercepat pencarian arsip perusahaan. Artikel ini memfokuskan pada pengembangan sistem informasi arsip dan surat menyurat, serta kontribusi dalam meningkatkan efisiensi administrasi perusahaan dan merumuskan masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan maupun instansi pengelolaan arsip saat ini, kebutuhan dan persyaratan dalam pengembangan sistem informasi E-Arsip, analisis perbandingan antara sistem arsip fisik dan E-Arsip berbasis web, serta potensi tantangan dan cara mengatasi mereka. Adapun kegiatan pengumpulan data dengan melakukan pengamatan, konsultasi dengan staf perusahaan, dan analisis dokumen terkait sistem arsip. Pengembangan sistem informasi E-Arsip berbasis web diharapkan akan memberikan solusi yang efektif bagi perusahaan dalam mengatasi tantangan dalam pengelolaan arsip, meningkatkan efisiensi, dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih tepat waktu.