IMPLEMENTASI MANAJEMEN KEARSIPAN DI SEKTOR PUBLIK

Penulis

  • Aditama Azmy Musaddad Universitas Pembangunan Nasional "Veteran" Jawa Timur
  • Maslakhatun Niswah Universitas Pembangunan Nasional "Veteran" Jawa Timur
  • Khusnul Prasetyo Universitas Pembangunan Nasional "Veteran" Jawa Timur
  • Susi Hardjati Universitas Pembangunan Nasional "Veteran" Jawa Timur

DOI:

https://doi.org/10.30997/jgs.v6i2.2843

Kata Kunci:

Arsip, Arsip Digital, Manajemen Kearsipan.

Abstrak

Setiap pelaksanaan kegiatan organisasi tentu tidak lepas dari kegiatan administrasi yang menghasilkan arsip, karena arsip pada dasarnya merupakan sumber informasi dari setiap kegiatan yang dilakukan. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan implementasi manajemen kearsipan di Dinas Perhubungan Kota Surabaya. Manajemen kearsipan diartikan sebagai pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara mendalam (in-depth interview) dan studi kepustakaan. Teknik analisis data secara kualitatif menggunakan pengumpulan data, reduksi data, penyajian, penarikan kesimpulan dan verifikasi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa manajemen kearsipan di beberapa indikator, yaitu pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, diimplementasikan secara rapi, terstruktur dan sistematis serta sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Namun demikian manajemen kearsipan berdasarkan indikator-indikator lainnya, yaitu penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan, tidak mampu dijalankan sebagaimana mestinya. Hal ini disebabkan oleh faktor-faktor seperti minimnya sumber daya manusia profesional pengelola arsip, ruangan penyimpanan arsip yang terbatas, dan adanya kerusakan fasilitas penyimpanan arsip. Upaya yang dilakukan adalah melalui pengelolaan arsip secara digital yang menggunakan web e-surat, akan tetapi belum terdapat kebijakan konkret untuk memecahkan masalah dalam pengelolaan manajemen kearsipan ini.

Biografi Penulis

Aditama Azmy Musaddad, Universitas Pembangunan Nasional "Veteran" Jawa Timur

Program Studi Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Maslakhatun Niswah, Universitas Pembangunan Nasional "Veteran" Jawa Timur

Program Studi Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Khusnul Prasetyo, Universitas Pembangunan Nasional "Veteran" Jawa Timur

Program Studi Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Susi Hardjati, Universitas Pembangunan Nasional "Veteran" Jawa Timur

Program Studi Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Referensi

Buku
Amsyah, Z. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Grasindo.
Barthos, B. (2016). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Dinas Perhubungan Surabaya. (2020). Profil Dinas Perhubungan Kota Surabaya.
Sugiyono. (2009). Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta.
Jurnal
Afifah, D.F., & Yuningsih, N.Y. (2016). "Analisis Kebijakan Pemerintah Tentang Pencegahan dan Penanganan Korban Perdagangan (Trafficking) Perempuan dan Anak di Kabupaten Cianjur". Jurnal Ilmu Pemerintahan, 2(2): 330-360.
Azmi. (2016). "Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis". ANRI Jurnal Kearsipan, 11: 15-38.
Azmi. (2009). "Reformasi Birokrasi dalam Perspektif Penyelenggaraan Kear-sipan". Jurnal Kearsipan, 4(1): 1-34.
Fajri, H., & Syahyuman. (2012). "Sistem Pengelolaan arsip Dinamis Aktif di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan". Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, 1(1).
Husni, E., & Hirma, D. (2019). "Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Tertib Administrasi Di Universitas Dharma Andalas Padang". Jurnal Ekonomi & Bisnis Dharma Andalas, 21(1): 20-30.
Meirinawati, & Prabawati, I. (2015). Manajemen Kearsipan untuk Mewu-judkan Tata Kelola Administrasi Perkantoran yang Efektif dan Efisien. 177-187.
Mulyadi. (2018). "Efektivitas Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD) Sebagai Sarana Temu Kembali Arsip Di Dinas Arsip, Perpustakaan Dan Dokumentasi (ARPUSDOK) Kota Palembang". Jipi, 3(1): 50-73.
Nurtanzila, L., & Nurpita, A. (2018). "Penggunaan Arsip Untuk Kegiatan Administrasi: Tinjauan di Kota Yogyakarta". Jurnal Kearsipan, 13(2): 107-119.
Putranto, W. A. (2018). "Pengelolaan Arsip Di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang Pengguna". Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 1(1): 1. https://doi.org/10. 22146/diplomatika.28253.
Saeroji, A. (2014). "Inovasi Media Pembelajaran Kearsipan Electronik Arsip (E-Arsip) Berbasis Microsoft Office Access". Dinamika Pendidikan, 9(2): 177-185. https://doi.org/10.15294/ dp.v9i2.4893.
Sari, T.R., Pebriani, S.P., Latifah, A., Syakuron, A., Setiawan, A., & Triyani, A. (2019). "Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis di Balai Penelitian dan Pengembangan Lingkungan Hidup Kota Palembang". Jurnal Iqra', 13(2): 95-115.
Wijaya, R. A., Wiyono, B. B., & Bafadal, I. (2018). "Pengelolaan Kearsipan". Jurnal Administrasi dan Manajemen Pendidikan, 1(2): 231-237. https:// doi.org/10.17977/um027v1i22018p231.
Yuniasih, & Irawan, B. (2018). "Analisis Manajemen Kearsipan di Kantor Kecamatan Jagakarsa Kota Administrasi Jakarta Selatan". Jurnal Ilmiah Untuk Mewujudkan Masyarakat Madani, 5(1): 40-50. https://doi.org/ 10.1109/COMST.2015.2457491.
Peraturan Perundang-undangan
Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2015 Tentang Penyelenggaraan Kearsipan.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

Diterbitkan

2020-10-02

Cara Mengutip

Musaddad, A. A., Niswah, M., Prasetyo, K., & Hardjati, S. (2020). IMPLEMENTASI MANAJEMEN KEARSIPAN DI SEKTOR PUBLIK. Jurnal Governansi, 6(2), 133–143. https://doi.org/10.30997/jgs.v6i2.2843
Abstrak viewed = 595 times